Ako zvládať úlohy, ktoré potrebujete splniť?

Foto: Bigstock
V súvislosti s povinnosťami a rôznymi úlohami je potrebné si však uvedomiť, že existujú len 4 spôsoby, ako ich zvládnuť. / Foto: Bigstock

Existujú len štyri spôsoby, ako niečo urobiť. Je to splnenie úlohy, vynechanie, poverenie (delegovanie) alebo odloženie úlohy na neskôr.

 

Človek denne musí vykonávať množstvo rôznych úloh a povinností. Niektoré robí s radosťou, no existujú aj také, ktoré musí urobiť aj vtedy, keď sa mu veľmi nechce. Niektoré úlohy sú dôležité, iné nie. Niektoré musí urobiť hneď, iné môže odložiť na neskôr. V súvislosti s povinnosťami a rôznymi úlohami je potrebné si uvedomiť, že existujú len 4 spôsoby, ako ich zvládnuť.

 

Splnenie úlohy

Vykonanie a splnenie úlohy je možnosť, o ktorej uvažuje väčšina ľudí, ak chce mať v živote poriadok a čisté svedomie. Ak si vediete zoznam pracovných povinností, pravdepodobne predpokladáte, že všetky úlohy musíte splniť vy. Nie je to celkom tak. Splnenie je nevyhnutné pri dôležitých úlohách, ktoré musíte urobiť len vy. Všetko ostatné sa dá riešiť aj iným spôsobom.

 


Vynechanie úlohy

Vynechanie úlohy je efektívne pri všetkom, čo je nepodstatné a nepotrebné. Ak je vo vašom zozname úloh niečo nepodstatné, bez výčitiek svedomia to odtiaľ vyčiarknite. Ak sa to neoplatí urobiť alebo sa to neoplatí urobiť dobre či rýchlo, pokojne sa toho zbavte.

 

Delegovanie úlohy na iného človeka

Poverenie, teda postúpenie úlohy niekomu inému, je efektívne pri úlohách, ktoré dokáže vykonať iná osoba aspoň na 80 percent tak ako vy. Aby ste mohli delegovať pracovnú úlohu, potrebujete niekoho, koho by ste ňou poverili. Vaši kolegovia či zamestnanci vám určite môžu pomôcť. Ak nemáte nikoho, koho by ste mohli poveriť rutinnými úlohami, môže vám pomôcť spolupráca s niektorou z virtuálnych asistenčných spoločností.

 

Odloženie úlohy

Odsunutie úlohy na neskôr je efektívne riešenie pri tých úlohách, ktoré nie sú súrne alebo časovo závislé. Niekedy je potrebné niektoré úlohy odložiť aj na neskôr, a to hlavne vtedy, keď musíte riešiť veľa vecí naraz. Odloženie menej závažných úloh na neskôr je dobrý spôsob, ako sústrediť svoju pozornosť a energiu na to, čo je naozaj dôležité. V súvislosti s týmto veľa odborníkov odporúča ľuďom, aby si robili zoznam úloh. Kľúčom k ich zvládnutiu je vedieť definovať priority a urobiť to, čo môže byť urobené ihneď. Ak ste niečo označili ako top prioritu, neodkladajte to na zajtra. Snažte sa to dokončiť v daný deň, bez výnimiek či predĺžení. Pokiaľ sa vyskytne niečo neočakávané, čo v pláne nebolo, a musíte to vyriešiť hneď, pozrite sa ešte raz na svoje priority. Je niečo, čo môže byť preložené na zajtra? Ak áno, preložte to. 

 

Existuje množstvo metód, ktoré dokážu pomôcť pri plánovaní a plnení úloh. Pozrime sa na ne. Možno niektoré z nich využijete vo svojom živote.

 

Metóda OHIO

Jeden zo spôsobov, ktorý vám môže pomôcť zvládnuť váš zoznam a nestratiť sa v záplave úloh, je metóda OHIO. Je to skratke pre anglické „Only Handle It Once“, čiže rob všetko iba raz. Vďaka tejto metóde sa vám nebudú kopiť emaily či pošta a nebudete mať v hlave otravný hlás, ktorý vám bude pripomínať, aby ste na niečo nezabudli. Pretože nikdy už na nič nezabudnete. Je to trik, ktorý zvýši vašu produktivitu. Hlavnou myšlienkou je to, aby ste všetko urobili hneď. Keď čítate email, odpovedajte hneď a neodložte to na neskôr. Takýmto spôsobom sa vyhnete tomu, aby ste zabudli, ale aj tomu, aby ste donekonečna trávili čas prechádzaním starých e-mailov a zvažovaním odpovedí, ktoré vôbec nie sú tak dôležité. Funguje to rovnako na všetko ostatné - SMS, neporiadok v dome či v kancelárii. Nemusíte nič odďaľovať,  nad ničím premýšľať. Jednoducho to urobte. Pretože aj keď niečo odložíte, nie je to tak, že na to nemyslíte. Neustále to máte v hlave a to ju zamestnáva. Ak danú činnosť vykonáte hneď, nemusíte nad tým viac premýšľať. Je to jednoducho hotové a môžete na to hneď aj zabudnúť.

 

TO – DO list

To do list je bežne používaný nástroj osobnej produktivity. Jeho hlavná funkcia je poskytnúť návod, podľa ktorého si zorganizujete svoj deň alebo svoj projekt. To do list nie je o zapamätaní. To do list je o organizácii. Pri práci s ním môžete využiť tieto kroky:

 

1. Sústreďte sa na kvalitu a nie kvantitu

Je zby­točné mať pre­pl­nený zoznam množ­stvom nezmy­sel­ných úloh. Naj­lep­šie je zame­rať sa na pri­orit­ných pár úloh, ktoré máte spl­niť za celý deň. Pokiaľ bude váš zoznam obsa­ho­vať prí­liš veľa polo­žiek, začnete byť v strese, či stí­hate spl­niť všetko, čo máte spí­sané. To-do list vás má moti­vo­vať a pomá­hať pre­dísť zby­toč­nému stresu.

 

2. Buďte rea­listi

Musíte si reálne uve­do­miť, čo ste a čo nie ste schopní vyko­nať za deň. Zby­točne sa nepre­ce­ňujte, aby ste neboli demotivovaní.

 

3. Spíšte si to-do list už večer

Vďaka tomu môžete začať svoj deň s jasne sta­no­ve­nými cieľmi. Viete presne, čo vás čaká celý deň a môžete sa úplne sústre­diť na plne­nie úloh zo zoznamu.

 

4. Rozč­leňte si to-do list na men­šie časti

Keď ste si už spí­sali pár hlav­ných bodov, trošku sa im jed­not­livo venujte. Rozč­leňte si ich na 3 či 4 časti tak, aby sa vám daná úloha ľah­šie spl­nila. Budete mať aj jasno v tom, na čo sa máte pri kaž­dej úlohe zame­rať.

 

5. Sústreďte sa vždy len na jednu úlohu

Či už váš zoznam obsa­huje viac a či menej úloh, sústreďte sa len na jednu. Nene­chajte sa zby­točne rozp­ty­ľo­vať dĺž­kou zoznamu. Zame­rajte sa vždy na jednu úlohu a venujte sa jej naplno. Ak vám to pomôže, zapíšte si každú úlohu zvlášť na stranu.

 

Metóda ABCDE

Metóda ABCDE je účinnou metódou na stanovenie priorít, ktorú môžete používať každý deň. Je veľmi jednoduchá a osvojiť si ju môže každý, kto si chce svoj život lepšie zorganizovať. Účinok tejto metódy spočíva v jej jednoduchosti. Najprv si vytvorte zoznam všetkého, čo musíte urobiť v nasledujúci deň. Napíšte si to na papier.

 

Úloha A

Položka A je definovaná ako niečo, čo je veľmi dôležité, niečo, čo musíte urobiť. Je to úloha, ktorá bude mať vážne pozitívne alebo negatívne  následky, ak ju urobíte alebo neurobíte. Toto sú väčšinou nepríjemné veci, ktoré musíte v určitý deň urobiť. Ak máte viac úloh, ktoré treba označiť písmenom A, zoraďte ich podľa dôležitosti tak, že pred každú napíšete A1, A2, A3... A1 bude najdôležitejšia alebo najťažšia úloha.

 

Úloha B

Položka B je  definovaná ako úloha, ktorú by ste mali urobiť. Jej splnenie alebo nesplnenie však má iba mierne následky. Ak niektorú z týchto úloh neurobíte, niekto možno bude z toho nešťastný alebo bude mať nepríjemnosti, ale nie je to až taká dôležitá úloha, ako je úloha A. Takouto úlohou môže byť napríklad spätný telefonát na zákalde odkazu na odkazovači či kontrola e-mailových správ.

 

Úloha C

Táto úloha je definovaná ako niečo, čo by bolo fajn, keby ste to urobili, čo však nebude mať vôbec žiadne následky, ak to neurobíte. Medzi tieto úlohy napríklad patrí: telefonát priateľovi, posedenie pri káve, vybavenie osobných záležitostí počas pracovného dňa.

 

Úloha D

Toto je úloha, ktorú môžete na niekoho delegovať, teda prenechať niekomu inému, aby ju urobil. Ak dokážete úlohy delegovať na niekoho iného, získate tak čas na splnenie úlohy A, ktorú môžete urobiť len vy.

 

Úloha E

Táto úloha je definovaná ako niečo, čo môžete celkom eliminovať, pretože nemá takmer žiadny význam. Môže to byť úloha, ktorá bola kedysi dôležitá, no teraz už nič neznamená ani pre vás, ani pre niekoho iného. Často je to niečo, čo už robíte len zo zvyku alebo preto, že vám to prináša radosť. Každá minúta strávená pri úlohe E, vám odoberá čas na splnenie úlohy A, ktorá je pre vás dôležitá.

 

Metóda 1-3-5

Podľa pravidla 1-3-5 by ste si na papier mali zapísať zoznam 9 povinností na jeden deň. Takýto počet nie je príliš vysoký, ale ani príliš nízky. Potom zoznam rozdeľte na tri časti. Pod jednotku zaraďte nejakú väčšiu povinnosť alebo projekt, jednoducho vašu prioritu. Pod číslo 3 zaraďte tri stredne náročné úlohy, ktoré vás v daný deň čakajú a pod číslo 5 zaraďte jednoduché povinnosti, ktoré si nevyžadujú na zvládnutie veľa času ani energie. Vždy, keď zvládnete zoznam z daného dňa, vytvorte si zoznam na ďalší deň, a to na základe rovnakého princípu 1-3-5.

 


Zdroje:
Charles Duhigg: Sila zvyku 
Josh Kaufman: Osobný kurz MBA
Brian Tracy: Najprv zjedzte žabu
Stephen R. Covey:7 návykov skutočne efektívnych ľudí

Čítajte viac o téme: Motivácia, Produktivita
Zdieľať na facebooku