Ako pracovať efektívne a splniť počas dňa všetko, čo sme si naplánovali? Pomôcť vám môže aj dobrý zoznam úloh.
Ako pracovať efektívne a ako si zorganizovať svoj pracovný čas? Nad týmito otázkami sa denne zamýšľa množstvo ľudí. Manažmentu času sa venuje veľa odborníkov, ktorí sa snažia výsledky svojich výskumov využiť v mnohých oblastiach života. Existuje množstvo rôznych metód, ktoré pomáhajú ľuďom plánovať si prácu. Často pritom využívajú rôzne zoznamy. Nie je však zoznam ako zoznam. Vytvoriť správny zoznam nie je také ľahké, ako by sa mohlo na prvý pohľad zdať. Aj obyčajný zoznam sa vám môže vymknúť spod kontroly, keď k povinnostiam začnete pripisovať projekty, ktoré ste chceli stihnúť už pred mesiacom, no nedostali ste sa k nim. Podľa prieskumov až 90 percent ľudí, ktorí si vytvárajú zoznamy povinností, ich takmer nikdy nedokážu splniť v priebehu dňa všetky tak, ako si ich naplánovali. Ak chcete vytvoriť skutočne efektívny zoznam, vyskúšajte metódu s názvom 1-3-5.
Podľa pravidla 1-3-5 by ste si na papier mali zapísať zoznam 9 povinností na jeden deň. Takýto počet nie je príliš vysoký, ale ani príliš nízky. Potom zoznam rozdeľte na tri časti. Pod jednotku zaraďte nejakú väčšiu povinnosť alebo projekt, jednoducho vašu prioritu. Pod číslo 3 zaraďte tri stredne náročné úlohy, ktoré vás v daný deň čakajú a pod číslo 5 zaraďte jednoduché povinnosti, ktoré si nevyžadujú na zvládnutie veľa času ani energie. Vždy, keď zvládnete zoznam z daného dňa, vytvorte si zoznam na ďalší deň, a to na základe rovnakého princípu 1-3-5.
Hoci názov metódy je 1-3-5, je v podstate na vás, aký počet povinností si zvolíte a do koľkých kategórií ich zaradíte. Dôležité však je to, aby ste vedeli odhadnúť svoje schopnosti a sily. Nedávajte si na zoznam povinností zbytočne veľa, pretože ak sa vám zoznam nepodarí dodržať, mohlo by vás to demotivovať a nový si už nebudete chcieť vytvoriť.
Ďalšia z metód napríklad odporúča namiesto 9 položiek zaradiť na zoznam každý deň položiek len 6. Toto je metóda Ivy Lee. Na základe tejto stratégie zaraďujete šesť položiek do vášho zoznamu úloh v poradí dôležitosti.
Zamyslite sa len nad prvou úlohou a keď tú splníte, potom prejdite na ďalšiu položku. Ak sa nedostanete na všetkých šesť úloh, presuňte zostávajúce úlohy na nový zoznam nasledujúceho dňa. Opakujte tento proces každý pracovný deň.
Opačným extrémom je metóda Warrena Buffetta, ktorý tvrdí, že by ste každý deň mali mať na zozname 25 povinností, z toho 5 dôležitých a 20 takých, ktoré zvládnete popri tých dôležitých, napríklad aj vo voľnom čase.
Podstatou každej metódy je však určenie si priorít a zostavenie zoznamu tak, aby ste ho mali vždy na očiach, aby ste teda na nič nezabudli. Takmer každá metóda motivuje k tomu, aby ste najprv riešili zložitejšie veci a až potom sa venovali tým menej zložitým. Mnohí odboníci na plánovanie tvrdia, že ak každé ráno zjete živú žabu, nič horšie sa vám v ten deň už nestane. Ak sa teda každý deň najprv pustíte do náročných povinností, uľahčíte si tým život po zvyšok dňa.
