Články: Pre študentov
O projekte

 

Ako si plánovať priority a dostať svoj zoznam úloh pod kontrolu?

Eliška Herinková
Autor článku
Foto: Bigstock
Určujte si priority, aby ste pracovali efektívne. / Foto: Bigstock

Zoznamy úloh sú často náročné na zvládnutie. Kľúčom k ich zvládnutiu je vedieť definovať priority a urobiť to, čo môže byť urobené ihneď.

 

Mnoho z nás má nikdy nekončiaci zoznam úloh, ktorý pripomína draka z rozprávok- akonáhle jednu hlavu odseknete, narastie mu zopár ďalších. Rovnako je to aj s týmto zoznamom v reálnom živote. Jednu úlohu dokončíte, vyškrtnete zo zoznamu, ale ďalších päť úloh sa medzičasom objaví. Ako teda získať úlohu nad týmto zoznamom, aj keď nikdy nekončí, a neustále sa len zväčšuje, zatiaľ čo vás voľný čas sa skresáva?

 

Vyhnite sa multitaskingu

Snažte sa vyhnúť multitaskingu, pretože vôbec nie je taký efektívny, ako si mnoho ľudí myslí. Keď sa budete snažiť zvládnuť viacero vecí naraz, je to horšie, akoby ste ich mali robiť jednu po druhej a pomaly.

 

Vybudujte si rutinu

Jedným zo spôsobom, ktorý vás môže pomôcť ušetriť trošku času, je vybudovať si rutinu. Vďaka rutine si budete vedieť priorizovať to, na čom záleží, a eliminujete čas, ktorý by ste inak strávili rozhodovaním sa, čo bude ďalšie. Vyhnete sa tak multitaskingu a neustálemu rozhodovaniu. Autor knihy Sila zvyku, Charles Duhigg tvrdí, že vytvorenie rutiny nám dovolí sústrediť sa na to, čo je dôležité, namiesto toho, aby sa zamýšľali nad tým, čo je potrebné urobiť a kedy. Môže to ušetriť snahu a pomôcť vám skutočne spraviť to, čo urobiť musíte.

 

Ako si vytvoriť rutinu?

Namiesto toho, aby ste plánovali deň-noc dopredu, vytvorte si zoznam, ktorý bude obsahovať všetko, čo musíte urobiť počas dlhšieho obdobia. Zahrňte vaše každodenné a každotýždňové úlohy. Keď už máte akú-takú predstavu o tom, čo musíte urobiť každý týždeň, pozrite sa na svoj kalendár a rozhodnite sa, ktorý deň či hodinu venujete danej úlohe. Nezabudnite si do svojho kalendára zahrnúť aj voľný čas na relax a priateľov. Vaším cieľom je nájsť si rutinu, ktorá vám dovolí efektívne a optimálne využívať váš čas bez toho, aby ste každú minútu vášho času strávili čisto plnením povinností. Nebojte sa robiť zmeny, keď je to potrebné, pokým si nenájde rutinu, ktorá vám vyhovuje.

 

Naučte sa priorizovať

Je zrejmé, že niekedy prídu dni, keď sa napriek všetkej snahe budete vo svojom zozname úloh topiť, nevedieť čo skôr, a kde vám hlava stojí. Napríklad keď sa vrátite do práce po dovolenke, alebo ste boli dlhšie chorý, a nemohli ste žiadnu úlohu spraviť. Čo robiť v takomto prípade? Naučte sa priorizovať. Keď máte množstvo dôležitých úloh a vyzerá to tak, že všetky musia byť dokončené ihneď, pozrite sa na to ešte raz. Je to skutočne tak? Zamyslite sa nad danými úlohami, a ak vám to pomôže, pokojne si ich aj vizuálne očíslujte podľa dôležitosti, alebo si ich napíšte farebne. Priorizovanie vám okrem toho, že dokončíte tie dôležité úlohy načas pomôže aj inak. Vďaka nemu si všetky tie veľké úlohy, čo máte, dokážete rozdeliť na menšie, znesiteľnejšie časti, ktoré budú zvládnuteľné za jeden deň.

 

To najdôležitejšie dokončite v daný deň

AK ste niečo označili ako top prioritu, neodkladajte to na zajtra. Snažte sa to dokončiť v daný deň, bez výnimiek či predĺžení. Pokiaľ sa vyskytne niečo neočakávané, čo v pláne nebolo, a musíte to vyriešiť hneď, pozrite sa ešte raz na svoje priority. Je niečo, čo môže byť preložené na zajtra? Ak áno, preložte to.

 

Využitie OHIO

Ďalším spôsobom, ktorý vám môže pomôcť zvládnuť váš zoznam a nestratiť sa v záplave úloh, je metóda OHIO. Je to skratke pre anglické „Only Handle It Once“, čiže rob všetko iba raz. Vďaka tejto metóde sa vám nebudú kopiť emaily či pošta, a nebudete mať v hlave ten otravný hlások, ktorý vám bude pripomínať, aby ste na niečo nezabudli. Pretože nikdy už na nič nezabudnete. Je to trik, ktorý zvýši vašu produktivitu. Hlavnou myšlienkou je to, aby ste všetko urobili hneď. Keď čítate email, odpovedajte hneď, a neodložte to na neskôr. Takýmto spôsobom sa vyhnete tomu, aby ste zabudli, ale aj tomu, aby ste donekonečna trávili čas prechádzaním starých e-mailov a zvažovaním odpovedí, ktoré vôbec nie sú tak dôležité. Funguje to rovnako na všetko ostatné - SMS, neporiadok v dome či v kancelárii. Nemusíte nič odďaľovať,  nad ničím premýšľať. Jednoducho to urobte. Pretože aj keď niečo odložíte, nie je to tak, že na to nemyslíte. Neustále to máte v hlave a to ju zamestnáva. Ak danú činnosť vykonáte hneď, nemusíte nad tým viac premýšľať. Je to jednoducho hotové a môžete na to hneď aj zabudnúť.

 

Určite si deadliny

Niekedy nedokážete všetko spraviť okamžite, ani odpovedať na e-maily v danom momente. Keď sa to stane, dajte si pripomienku do kalendára, alebo si to pridajte do zoznamu. Keď si stanovíte deadline, nemusíte sa báť o to, kedy či dokedy to spravíte. Avšak nerobte to neustále, pretože sa len budete vyhýbať svojim povinnostiam. Robte to len vtedy, keď daná úloha nemôže byť ukončená v danom momente.

Články na portáli Eduworld.sk nie sú zamknuté, pretože si uvedomujeme dôležitosť šírenia hodnotných informácií o vzdelávaní a výchove. Dokážeme ich ale tvoriť len vďaka dobrým ľuďom, ktorí nás dobrovoľne podporujú. Budeme si nesmierne vážiť, ak sa k nim pridáte aj vy.
×
Píšeme len vďaka podpore dobrých ľudí. Chcem podporiť
Páčil sa ti článok? Pošli ho ďalej!
Zdieľať na facebooku
Diskusia

Páčil sa ti tento článok? Zaregistruj sa a žiadny najčítanejší článok ti neunikne.