_1549040290.jpg)
Vedieť si správne a efektívne rozplánovať svoj čas je v súčasnej dobe takmer umenie. Aj preto by sme sa tejto zručnosti mali učiť čo najskôr. Kto túto náročnú zručnosť získa, dokáže pracovať naplno a bez časových strát.
Čo znamená time management?
Anglický výraz time management sa doslovne prekladá ako riadenie času. V skutočnosti však nejde o riadenie času ako takého, ale o váš prístup k sebe, práci, rodine či svojim záľubám. Time management je celý rad postupov, odporúčaní a nástrojov pre plánovanie času za účelom zvýšenia efektívnosti využitia času. V súčasnosti zahŕňa širokú škálu aktivít medzi ktoré patrí plánovanie, stanovenie cieľov, delegovanie, analýza stráveného času, monitorovanie a stanovenie priorít. Spočiatku bolo hospodárenie s časom využívané len pre obchodné alebo pracovné činnosti, ale postupom času sa z dôvodu narastajúcich nárokov na život rozšírilo i do osobných aktivít.
Techniky pre nastavenie priorít
Existuje množstvo techník, ktoré ľuďom pomáhjú v plnení ich každodenných úloh.
Eisenhowerova technika pre nastavenie priorít
Či už ste ženou na materskej dovolenke alebo manažér vo veľkej spoločnosti základom správneho time manažmentu je na začiatku si stanoviť správne priority. Aby ste vedeli, čo je skutočne dôležité, mali by ste vychádzať zo svojho hodnotového rebríčka. Plánovanie času pomocou Eisenhowerovej techniky je metóda stará viac ako 50 rokov a naučí vás plánovať svoj čas podľa dôležitosti a urgentnosti. Túto metódu vynašiel Dwight D. Eisenhower, tridsiaty štvrtý americký prezident. Ten podstatu celej metódy vystihol vo výroku: “To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”
Eisenhowerova technika vám pomôže najmä vtedy, keď si potrebujete určiť, ktoré denné úlohy sú podstatné, a ktorým naopak nie je potrebné prikladať veľkú váhu. V rámci tejto techniky delíme úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Pokiaľ spojíme dôležitosť a urgentnosť úloh, vzniká kombinácia rozdelená do 4 častí:
Dôležité a zároveň naliehavé. Činnosti je potrebné riešiť neodkladne a ako prvé. Až po tom ako ich splníte sa môžete posunúť k ďalšej časti. Dovtedy sa nevenujte ničomu inému.
Dôležité, ale nenaliehavé. Úlohy, ktoré často nemajú konkrétne termíny, ale aj tak sú pre vás dôležité.
Nedôležité, ale súčasne naliehavé. Ide o vykonávanie klasických rutinných denných činnosti, či plánovanie ďalších.
Nedôležité a súčasne nenaliehavé. V tomto prípade ide o činnosti, ktoré zaberajú čas, ale nič sa nestane, ak ich nevykonáte. Sem patria aj tzv. žrúti času ako napríklad čítanie zbytočných e-mailov.
Pomodoro technika
Ak už máte vybratú činnosť podľa predchádzajúcej techniky, táto technika vám pomôže sa plne sústrediť a dokončiť ju až do konca čo najefektívnejšie. Technika Pomodoro je druh metódy na organizáciu času, ktorú vyvinul Francesco Cirillo na konci osemdesiatych rokov. Táto technika využíva časovač k rozdeleniu úloh na 25 minút dlhé časti a oddelené krátkymi prestávkami. Názov vznikol podľa talianskeho slova pomodoro (paradajka), ktorý označuje kuchynský časovač v tvare paradajky. Cieľom tejto techniky je poskytnutie maximálnej koncentrácie a zvýšenie kreativity a produktivity. Technika vychádza z faktu, že človek sa vydrží plne sústrediť len obmedzený čas. Ak si po uplynutí tohto času nedopraje krátku prestávku, výkonnosť v dôsledku mentálnej únavy klesá.
Technika sa vykonáva v šiestich krokoch:
- Vyberte úlohu, na ktorej chcete pracovať.
- Nastavte si budík na 25 minút.
- Pracujte na úlohe, kým budík nezazvoní.
- Keď budík zazvoní, odškrtnite si dokončenú úlohu
- Spravte si prestávku 5-10 minút a ak ste nestihli dokončiť úlohu, začnite od začiatku.
- Každé 4 cykly si urobte aspoň pol hodinovú prestávku.
Váš mozog počas tejto doby vstrebe všetky informácie a odpočinie si pred ďalšími úlohami sústredenej práce.
Výhody techniky pomodoro
Metóda pracovných cyklov s prestávkami vám prinesie nasledovné výhody:
- prestanete robiť chyby kvôli nedostatku koncentrácie,
- uvedomíte si, že niektoré úlohy je možné zvládnuť oveľa rýchlejšie ako sa pôvodne zdalo,
- zažijete menej stresu z množstva nedokončenej práce,
- naučíte sa lepšie organizovať a naplánovať svoje úlohy a každodenný rozvrh,
- vďaka dobre naplánovanej práci si užijete viac voľného času,
- pravidelnými prestávkami zlepšíte svoj pracovný výkon,
- naučíte sa veľký cieľ rozdeliť na jednoduchšie, zvládnuteľnejšie ciele a zvýšite tak svoju motiváciu každú úlohu dokončiť.
Aplikácie, ktoré vám pomôžu s time managementom
Existuje vtaktiež eľké množstvo aplikácií, ktoré umožnia efektívne využívať čas a zároveň obsahujú mnohé pomocné nástroje od poznámkových blokov, pridávanie fotografií, kreslenia či dopisovania až po meranie času. Tu je zopár najvyužívanejších aplikácií.
Evernote
Predstavuje jeden z najobľúbenejších nástrojov na organizáciu práce. Môžete nahrať a spracovať rozličné druhy dokumentov ako obrázky, texty či audio dokumenty. Úlohy sa dajú triediť na urgentné, priebežné či také, ktoré sa dajú odložiť na neskôr. Umožňuje aj digitalizovanie papierových dokumentov. Má bohatú využiteľnosť nielen v práci, ale i doma či pri organizovaní svojho voľného času.
Trello
Ide o používateľsky dostupný a efektívny nástroj, ktorý uľahčuje tímom malých či stredných podnikov ich vzájomnú spoluprácu. Či už organizujete nejakú udalosť, alebo máte na starosti akýkoľvek projekt, tieto aplikácie vám pomôžu kontrolovať všetky úlohy. Taktiež viete do projektu pohodlne zapojiť aj svojich spolupracovníkov. Prehľadne zadeľujete jednotlivé úlohy a plánujete termíny do kalendára. Trello má taktiež schopnosť posielať pripomienky cez e-mail alebo sa upozornenia zobrazujú priamo v aplikácii. Túto aplikáciu ale dokážete využiť aj doma, môžete vytvárať zoznamy prác a prideľovať ich svojim rodinným príslušníkom. Po splnení úlohy si ju môžu vyznačiť ako splnenú a každý člen domácnosti má tak prehľad o tom, čo kto spravil a čo je potrebné ešte dokončiť.
Google kalendár
Google kalendár je bezplatný internetový kalendár, ktorý umožní používateľovi organizovať’ svoje udalosti a zdieľať’ svoj kalendár s ostatnými ľuďmi. Je to vynikajúca a klasická pomôcka na organizovanie času a udalostí v osobnom i pracovnom živote. Veľkou výhodou je že umožňuje ľudom navzájom zdieľať’ svoje časové rozvrhy, čo je vhodné napríklad pri spoluorganizácii. Každý deň ráno vám Google pošle súhrn vašich aktuálnych povinností. Pripomienky jednotlivých úloh si môžete jednoducho nastaviť napr. cez e-mail.
