Schopnosť plánovať si čas je pre mnohých ľudí problematická zručnosť.
Time managment alebo riadenie času predstavuje oblasť riadenia, ktorá v sebe zahŕňa rôzne metódy a techniky hospodárenia s časom. Ide o metódy, ktorých cieľom je získanie kontroly nad časom, ktorý človek trávi na určitých aktivitách alebo práci. Napriek tomu, že všetci máme rovnakých 24 hodín, niektorí z nás stihnú prácu aj za troch, zatiaľ čo iný majú permanentný problém s dodržiavaním deadlinov. Chceme stihnúť čo najviac, byť čo najlepší, no želaný výsledok sa nedostavuje. V skutočnosti nám pomôže, ak sa naučíme svoj čas využívať efektívnejšie. Existuje niekoľko osvedčených techník, ktoré nám s tým vedia pomôcť.
Technika Pomodoro
Hlavným cieľom tejto techniky je poskytnúť nám maximálnu koncentráciu, kreativitu a produktivitu. Vychádza zo všeobecne známeho zistenia, že človek sa vydrží plne koncentrovať len niekoľko minút. Názov tejto metódy je odvodený od toho, že uvarenie cestovín „Pomodoro“ nám zaberie 25 minút. Budete k tomu potrebovať len kuchynský budík a pracovnú úlohu. Technika spočíva v rozdelení času na pracovné bloky s krátkymi prestávkami.
Budík si nastavíte na 25 minút a začnete pracovať. Počas týchto minút sa sústredíte len na pracovnú úlohu, ignorujete všetko naokolo, vypnete si emaily, sociálne siete a na telefóne si nastavíte tichý režim. Následne si dáte 5 minút prestávku, počas ktorej si oddýchnete. Po prestávke si určíte ďalšiu úlohu a opäť sa pustíte do práce. Pri niektorých činnostiach, ktoré potrebujú dlhší čas môžete predlžiť 25 minút na 60 až 90 minút, avšak potom si dajte dlhšiu pauzu.
Technika ABC analýza
Analýza rozdeľuje úlohy na tri kategórie, ktoré označuje písmenami.
- veľmi dôležité: naliehavé úlohy, ktoré musíme urobiť sami, nemôžeme ich zveriť iným.
- dôležité: ide o dôležité úlohy, ale nie naliehavé. Tieto úlohy by ste mali splniť, no ak to neurobíte hneď, tak vám bezprostredne nehrozí nič závažné. Ak to teda nestihnete dnes môžete urobiť zajtra.
- najmenej dôležité: patria tu úlohy, ktoré nie sú príliš dôležité ani naliehavé. Ak by ste ich splnili, bolo by to užitočné.
Pomocou tejto metódy si môžete určiť priority. Na úvod je dobré zamerať sa na povinnosť, do ktorej sa vám príliš nechce, aby ste ju mali čím skôr za sebou. Na základe toho môžete začať pracovať.
To do list
Túto metódu pozná takmer každý z vás. Stačí k nej len papier a pero a napíšete si všetky úlohy, ktoré vás v ten deň čakajú. Najprv si stanovte rozumný počet úloh na daný deň. Ku každej úlohe by ste mali priradiť aj čas, koľko vám daná úloha zaberie. Môžete si označiť farebne úlohy, do ktorých sú zapojení aj iní ľudia. V dnešnom svete už existujú aj aplikácie, ktoré vám to uľahčia, napríklad Trello, Evernote, Any.do.
Najhoršie ako prvé
Táto metóda spočíva vo vyriešení najťažších úloh ako prvých, aby ste potom mali pocit, že vás nič ťažšie nečaká. Behom dňa si potom urobíte zostávajúce ľahšie úlohy. Druhá možnosť je začať od najjednoduchších po najzložitejšie. Rozhodnutie je na vás, avšak postupnosť by mala byť zachovaná.
Paretovo pravidlo 80/20
Paretovo pravidlo hovorí, že veci sa dajú robiť veľmi efektívne s vynaložením veľmi malého úsilia. Pri tomto pravidle treba mať na pamäti to, že svet je nevyvážený. Že niektoré veci sú dôležitejšie ako iné veci. Práve tento vzorec nerovnováhy sa pravidelne opakuje aj v iných oblastiach nášho života. Hlavným vzorcom je 80/20. Ak platí, že 80 % výsledkov ovplyvňuje 20 % zdrojov, znamená to potom, že 80 % nášho času trávime neefektívne. Napríklad pracovný deň má 8 hodín. 20 % z 8 hodín je jeden a pol hodiny. A keď sa nad tým zamyslíte, asi naozaj bude platiť, že za túto jeden a pol hodinu, zvládnete viac ako za celých zvyšných 6,5 hodiny. Môžete začať s tým, že podrobne zanalyzujete všetko, čo počas dňa robíte. Dívajte sa na to, ktoré úlohy prinášajú výsledky a ktoré sú vo vašom to do liste len do počtu. Ak teda máte na zozname svojich úloh 10 vecí, ktoré musíte urobiť, ukáže sa, že len dve z nich budú mať päť až desaťnásobne väčšiu hodnotu než ostatných osem úloh na vašom zozname. Na základe tohto princípu si rozdeľte úlohy do dvoch skupín, pričom prvej skupine priraďte vyššiu prioritu. Až keď máte úlohy z prvej skupiny a zvýši sa vám čas, venujte sa zvyšným.
Najdôležitejšie je nájsť si vlastný systém, ako si plánovať pracovný čas. Môžete vyskúšať viacero techník, kým nájdete tú, ktorá vám najviac vyhovuje.
