Takmer každý človek v dnešnej dobe píše desiatky e-mailov. Ešte väčšie množstvo e-mailov každý z vás denne dostáva. Sami dobre viete, koľko takýchto e-mailov ani neprečítate, pretože sa vám už na prvý pohľad zdajú nezmyselné, nudné alebo zbytočné. Lenže to isté sa môže stať aj vám – váš e- mail môže tiež takto poputovať rovno do koša. Viete, akým spôsobom osloviť príjemcu tak, aby vaše e-maily čítal? Poďme sa spoločne pozrieť na niekoľko znakov, ktoré vám pomôžu písať zaujímavé e-maily.
1. Buďte profesionálni
Vytvorte si srióznu e- mailovú adresu zloženú z mena a priezviska, prípadne z nejakej vhodnej skratky. Keď píšete, napíšte výstižný predmet, maximálne 7 slov, ktoré vystihujú podstatu korešpondencie. Tým si zabezpečíte to najdôležitejšie – pozornosť toho, komu e- mail posielate.
2. Zvoľte vhodné oslovenie
Každá komunikácia by mala začínať adresným a v prípade potreby aj empatickým oslovením. Vyvarujte sa veľkého množstva emotikonov.
3. Prjdite hneď k veci
Vysvetlite čo najstručnejšie, prečo dotyčnému píšete. Používajte odrážky, rôznu veľkosť a štýl písma tak, aby váš text bol čo najprehľadnejší.
Vážený pán Novák,
viem, že sa momentálne pripravujete na náročnú poradu, preto budem stručná. Píšem Vám v súvislosti...
4. Nepoužívajte príliš často otvorené otázky
Správne:
Myslím, že je najvhodnejšia doba na súťaž je piatok 10.6.2016. Ak s tým nesúhlasíte, uveďte dôvody.
Nesprávne:
Kedy si myslíte, že by sme mali uskutočniť súťaž?
5. Buďte milí
Nepíšte len vtedy, keď niečo potrebujete. Buďte vnímaví a potešte kolegu alebo známych milým odkazom. Vaša komunikácia sa posunie o level vyššie. Napríklad: Premýšľala som o tvojom novom projekte. Myslím, že tento zdroj by sa ti mohol hodiť.
6. Buďte extrémne struční
Nie je to vždy možné, ale kedykoľvek sa to dá, skúste sa vyjadrovať 2-3 vetami. Ak vám robí problém, vyjadrovať sa stručne, radšej zavolajte.
7. Pamätajte – najprv pochvala, potom kritika
Vždy je lepšie začať tým lepším, teda pozitívnou spätnou väzbou. Až potom buďte kritickí. Napríklad: Veľmi si vážime vašu prácu, ktorú pre nás robíte. No ešte je tu pár vecí, ktoré potrebujete zlepšiť. Pozrite sa, prosím, na naše pripomienky nižšie...
8. Zakončite e-mail niečím pekným
Dajte napríklad dotyčnému najavo, že čakáte odpoveď napríklad frázou: Teším sa na Vašu odpoveď.
9. Nezabudnite sa podpísať
Súčasťou e-mailu by mal byť váš kontakt v správnom formáte:
S pozdravom
Jana Nováková
10. Pár rád na záver
Dodržujte veľkosť veľkých písmen v zámenách Váš, Tvoj, Vám, Vy, Ty... Medzi odseky dávajte aj prázdne riadky, aby bol text prehľadnejší.Dávajte si pozor na pravopis. Ak píšete predstaviteľom firiem, štátnym inštitúciám, politikom, profesorom, oslovujte ich podľa ich funkcie.
ZDROJ: Anne Faundezová: Ako písať príbehy, básne, referáty, reportáže, listy, e-maily a iné
