Angličtina ako svetový jazyk tvorí už veľkú časť nášho života. V mnohých prípadoch len pracovného, avšak v niektorých prípadoch osobného. Komunikácia v angličtine sa vyžaduje aj v školách na hodine angličtiny, či v pracovnej komunikácii. Sú ľudia, ktorí s angličtinou nemajú žiadny problém a v tomto jazyku sa im aj sníva. Avšak ak patríte k druhej kategórii ľudí, ktorých zaleje studený pot, keď im príde anglický e-mail, prudko sa im rozbúši srdce a mozog pracuje na viac ako sto percent, a aj napriek tomu si nie ste istí, ako správne zareagovať v angličtine, tento článok je práve pre vás. Dozviete sa, aké sú vhodné zdvorilostné frázy na začiatku aj na konci e-mailu, čo používať, ale aj to, ktorými frázami dobrý dojem nespravíte.
Ako osloviť prijímateľa?
Začiatok emailu, čiže oslovenie prijímateľa je pre niekoho tou najľahšou časťou e-mailu, pre niekoho tou najťažšou. Pozdrav je nepochybne dôležitá časť.
Hi, (meno) je oslovenie, ktoré sa používa spolu s priezviskom alebo menom osoby, ako napríklad Hi, Mr. Jones. Názory na to, či je vhodné použiť ho aj v pracovnej komunikácii, sa však rozchádzajú. Podľa niektorých personalistov je takéto oslovenie príliš familiárne, a teda mali by ste ho používať len keď prijímateľa dobre osobne poznáte. Podľa niektorých je však v poriadku použiť takéto oslovenie, aj keď prijímateľa osobne nepoznáte. Postoj k tomuto osloveniu je teda veľmi individuálny aj v profesionálnych kruhoch a je teda len na vašom uvážení, či sa ho rozhodnete použiť, alebo nie.
Greetings sa hodí ako pozdrav najmä pokiaľ nepoznáte meno prijímateľa.
Hey je neformálny pozdrav, ktorý by ste vo formálnej komunikácii nemali vôbec používať.
Dear Mr./Mrs./Ms. (priezvisko), Dear (meno) sa používa aj v súčasnosti, avšak je považovaný za trochu zastaraný pozdrav. Pokiaľ však príjemcu nepoznáte a jedná sa o oficiálny e-mail, je to bezpečný pozdrav, ktorým nič nepokazíte.
Nie je bezpečné používať klasické pozdravy, ak neviete, v akej časovej zóne sa prijímateľ práve nachádza.
Ako poďakovať?
E-mailová komunikácia pomaly nahrádza telefonáty, avšak keďže sú to iba slová a chýba hlas, všetko záleží na výbere slov. Takmer všetky e-maily obsahujú nejakú formu poďakovania. Akými slovami sa ďakuje záleží od toho, či sa ďakuje na začiatku alebo na konci e-mailu. Poďakovania na začiatku e-mailu sa vzťahujú na to, čo mu predchádzalo, poďakovania na jeho konci zase na to, čo ešte len príde. Ak poďakujete na konci e-mailu za niečo, čo sa ešte nestalo, je pravdepodobnejšie, že dostanete pozitívnu reakciu.
Thank you for contacting us sa najlepšie hodí, ak vám niekto píše ohľadom niečoho, či sa pýta na služby. Skvele sa hodí na začiatok emailu, ukazuje že si predošlý e-mail ceníte. Za touto frázou môžete ďalej použiť about alebo regarding, čím priamo nadviažete na predmet emailu.
Thank you for the information taktiež ukáže, že si ceníte prácu druhej osoby. Rovnako ako pri predošlej fráze, môžete nadviazať priamo na predmet e-mailu.
Thank you for your promt reply je skvelá fráza, pokiaľ ste sa niekoho niečoho pýtali, a daná osoba vám veľmi rýchlo odpísala. Ak odpoveď trvala trochu dlhšie, môžete použiť Thank you for your reply alebo Thank you for getting back to me.
Thank you for raising your concerns alebo Thank you for your feedback je ďalší spôsob, ako poďakovať, v prípade, že vám niekto napíše niečo negatívne k vašej práci. Ak poďakujete, bude zrejmé, že si spätnú väzbu ceníte a beriete to vážne.
Thank you for all your assistance sa hodí použiť vždy, keď vám niekto s niečím pomohol, no najmä vtedy, keď pre vás urobil fakt veľa.
Thank you for you kind cooperation sa hodí na koniec emailu, keď od niekoho očakávate pomoc. Takisto môžete použiť aj Thank you for your kind cooperation in advance, či frázu Thank you for yout attention to this matter, pokiaľ sa jedná o niečo skutočne dôležité, čo si vyžaduje viac pozornosti.
Ďalšou frázou, ktorou môžete poďakovať už dopredu je Thank you for your understanding. Toto slovné spojenie môžete použiť, ak ste o niečo požiadali alebo sa jedná o dačo, čo by mohlo príjemcovi e-mailu spôsobiť ťažkosti.
V prípade, že o niečo žiadate, o nejakú príležitosť, výhodu, či si hľadáte novú prácu, je vhodné ukončiť e-mail slovným spojením Thank you for your consideration.
Ak ste niekomu poďakovali už na začiatku e-mailu, ale chcete poďakovať znova na konci emailu, je vhodné použiť frázu Thank you for everything you’ve done.
Ako sa vhodne rozlúčiť?
Existuje veľmi veľa spôsobov, ako ukončiť e-mail v angličtine. Napriek tomu, že jedným z najbežnejších spôsobov, ako ukončiť bežne konverzáciu je Goodbye alebo Bye, v e-mailoch ich nájdete len málokedy. Pokiaľ sa jedná o profesionálnu konverzáciu, je vhodné ukončiť ju jedným z týchto spôsobov:
Have a nice day sa používa v e-mailoch, pokiaľ príjemcu správy poznáte len zbežne, alebo nepoznáte vôbec. V e-mailoch odoslaných v piatok alebo v sobotu ráno môžete taktiež použiť aj frázu Have a nice weekend.
I look forward to our next meeting je veľmi profesionálna fráza, ktorú môžete použiť, ak chcete s danou osobu ešte na niečom spolupracovať. Napriek tomu, že ide o rozlúčenie, hovorí, že chcete s príjemcom správy ešte spolupracovať a byť v kontakte.
Take care je výraz, ktorý sa používa aj vo formálnej aj v neformálnej komunikácii. Nenapíšete to niekomu, koho vidíte každý deň, ale niekomu, koho dlhšiu dobu neuvidíte. Znie úprimne a je zvyčajne veľmi dobre prijatý.
It was nice seeing you môžete napísať niekomu, koho už poznáte. Pokiaľ ste niekoho stretli po prvý krát, je vhodné použiť frázu It was nice meeting you.
Na rozlúčenie môžete použiť aj typickú frázu Good night, ktorá sa hodí, pokiaľ posielate e-mail vo večerných hodinách.
Ďalšími skvelými frázami na rozlúčenie sa, ktoré je vhodné použiť vo formálnej aj neformálnej konverzácii sú frázy ako:
Best regards je viac formálna fráza, zatiaľ čo Best wishes, Best, My best, All best, All the best, Regards, Kind regards, sú neškodné výrazy, ktoré môžete použiť v akejkoľvek situácii. Pre niekoho, koho poznáte lepšie, ako napríklad kolegu, môžete použiť výraz Warmly, Warmest, avšak bežne sa nepoužívajú.
Snažte sa nepoužívať skratky, ako napríklad Rgds, ďakovné výrazy namiesto pozdravu, či vtipné vety na záver. V profesionálnych e-mailoch taktiež nepoužívajte výrazy ako XOXO a Love.
Výrazy, ktoré poznáme ešte zo školských lavíc, ako Yours, Sincerely, či Yours Truly sú už trochu zastarané a nie všetci ich vnímajú pozitívne.
Pri e-mailovej komunikácii si je teda vždy najdôležitejšie uvedomiť, či píšete formálny alebo neformálny e-mail. Od toho záleží, aký jazyk by ste mali použiť.
