Či už pracujete na školskom projekte, tímovom zadaní v práci alebo na čomkoľvek inom, čo vyžaduje tímovú prácu a zladenie úloh pre viac ako dvoch ľudí, potrebujete komunikovať.
Na začiatku je veľmi dôležité stanoviť si, čo je vlastne vaším cieľom, čo presne chcete robiť a ako to chcete urobiť. K tomuto patrí a rozdelenie si úloh a povinností. Hneď na začiatku teda viete, v čom ste, koľko práce sa od vás očakáva a aké očakávania je treba naplniť. Očakávania vám tiež pomôžu stanoviť si cieľ ako skupina. Podľa štúdie len 27% všetkých tímov je spokojných s tým, ako ich tím pracuje počas danej úlohy a je spokojných s výsledkom. Až 65% tímov nemá pocit, že ich tím funguje a majú pocit, že ak by dokázali lepšie spolupracovať, aj výsledok ich odvedenej práce by bol omnoho lepší. Komunikačné problémy teda tvoria hlavný problém v tímovej práci. Nejasné inštrukcie a problémy sú častým dôvodom komunikačného problému. Ak nechcete, aby sa tento problém vyskytol aj vo vašom tíme, mali by ste skúsiť počúvať ostatných. Pokiaľ pracujete v tíme, je dôležité, aby ste si vytvorili dobrého tímového ducha a v podstate vytvorili nejakú skupinovú identitu. Keď spolu dobre vychádzate, lepšie sa cítite v prítomnosti svojho tímu a lepšie sa vám pracuje. Toto tiež vedie k lepším výsledkom v danej práci. K vytvoreniu tímového ducha prispievajú aj teambuildingové aktivity mimo pracovného prostredia, napríklad športové udalosti, príležitostné spoločné večere, alebo intelektuálne stimulujúce výzvy, napríklad escape hry. Ak nemáte čas na extra aktivity, skúste si povedať aspoň v tíme, aké sú vaše očakávania a ciele.
Dávajte si spätnú väzbu
Spätná väzba je dôležitá v akejkoľvek komunikácii, avšak mala by byť konštruktívna a nie jednosmerná. Pokiaľ sa vám nepáči niečo na správaní alebo postupoch vášho tím lídra, povedzte mu to spolu s tipmi na zlepšenie. To isté platí aj naopak. Pokiaľ máte nejaký problém, nebojte sa to povedať, pretože tieto konflikty sa dajú vyriešiť. Ak budete nahnevaný na niekoho a dusiť všetko v sebe, pocítite to nielen vy, ale aj celý váš tím, ktorý nebude fungovať tak, ako by mal. Otvorená komunikácia je jedným zo základov tímovej práce. Okrem tímových stretnutí, spolupracujte a komunikujte s ostatnými aj mimo tohto času. Jednou z najhorších vecí na práci v tíme je mrhanie časom. Určite sa vám to už stalo, kedy ste strávili hodinu sedením na stretnutí k projektu, ktoré mohlo byť urobené za päť minút. Pred každým stretnutím je dobré mať určené body ktoré chcete prebrať a stanoviť si čas, za aký to chcete stihnúť. Počas mítingov sa skúste vyhnúť opakovaniu toho istého. Ak máte problém stretnúť sa osobne, skúste si aspoň dohodnúť online rozhovor. Využívajte emaily, hovory, alebo akýkoľvek iný prostriedok, avšak komunikujte s ostatnými. Oceňujte prácu, ktorú robia. Oni potom budú oceňovať aj tú vašu.
Nástroje na online komunikáciu tímu
Napriek tomu že komunikácia z očí do očí je najlepším, najspoľahlivejším a stále najpreferovanejším komunikačným nástrojom, občas je potrebné využiť všetku podporu ktorá existuje. Jednou z nich je asistencia technológií, konkrétne online pracovné nástroje zamerané na projektový manažment. Ich úlohou je zjednodušiť život pre tím, zladiť si kalendár, jednoduchšie delegovať úlohy a sledovať ich plnenie, alebo aj všetky funkcie v jednej. Nedokážu nahradiť priamu komunikáciu a riešenie problémov, len dopĺňajú celkovú komunikáciu.
Jedným z najznámejších softvérov na online pracovnú komunikáciu a projektový manažment je Trello. Po prihlásení má každý užívateľ prístup na svoju vlastnú nástenku a na tímové nástenky. Na nástenkách sú zoznamy úloh spolu s tým, kto ich má pridelené alebo ako pokračuje progres. Tiež sa dajú nahrať rôzne dokumenty. Trello je jedným z najefektívnejších softvérov a dá sa nastaviť podľa preferencií používateľa. Veľkou výhodou je to, že do určitého objemu dát je zdarma a je dostupný aj v českom jazyku.
Wrike je zadarmo do piatich používateľov, inak je spoplatnený sumou v závislosti od počtu užívateľov. Ponúka až 2GB ukladacieho priestoru. Je výborný na komunikáciu v malých skupinách a veľmi jednoducho sa používa. Každú úlohu je možné rozdeliť na malé časti a v reálnom čase sledovať pokrok.
Asana patrí tiež medzi najznámejšie webstránky. Používanie je zadarmo pre 15 ľudí. Webstránka využíva štýl sociálnej siete a je veľmi jednoduchá. Dá sa ľubovoľne prispôsobiť Podobne ako ostatné softvéry, ponúka flexibilitu pri tvorení a prideľovaní úloh, pomáha dodržiavať termíny formou kalendára a funguje na tabletoch, počítačoch, aj smartfónoch.
Evernote umožňuje zachytiť v podstate čokoľvek v reálnom čase- myšlienky aj fotky. Pôvodne plnil funkciu zápisníka. Veľmi ľahko sa v ňom orientuje a všetky poznámky sa dajú zdieľať s inými používateľmi. Evernote je dostupný aj ako mobilná aplikácia.
Google aplikácie sú pre mnohých ľudí neznáme, pretože google si spájajú maximálne s vyhľadávaním informácií. Na právu v tíme sú veľmi praktické konkrétne dve aplikácie. Prvou z nich je google hangouts, ktorá umožňuje hovory, vrátane video hovorov s viacerými užívateľmi. Druhá užitočná aplikácia je google drive, kde je možné uschovávať dokumenty. Dajú sa tiež zdieľať s viacerými ľuďmi. Celá aplikácia je veľmi praktická a jednoduchá na používanie. Dobre využiteľný je tiež kalendár alebo google dokumenty.
Na ukladanie súborov slúži aj Dropbox, ktorý sa dá využívať tiež na všetkých typoch zariadení vrátane smartfónov. Súbory sa dajú aj zdieľať a ukladací priestor predstavuje niekoľko GB.
Pokiaľ potrebujete naplánovať schôdzku, najvhodnejší je Doodle. Môžete si nastaviť termíny ktoré sú vhodné a ostatní len potvrdia. Taktiež je dostupný aj v češtine.
Slack zjednodušuje tímovú komunikáciu. Na tejto webstránke môžete volať, písať, zdieľať a ukladať dokumenty. D8 sa prepojiť s dropboxom, twitterom a ostatnými používanými webstránkami.
